Onko se saavutettavuutta, että järjestelmistä lähtevät sähköpostit menevät perille vastaanottajille, eivätkä roskapostiin, saati jää yrityksen roskapostisuodatukseen uhriksi? Voisi sanoa, että erittäin usea emaili saisikin jäädä saavuttamattomiin. Mutta siinä vaiheessa, kun teet verkkokaupassa tilauksen tai kuvittelet saavasi tärkeän notifikaation perille vastaanottajalle vaikkapa CRM:stä tai ERP:stä, niin olisi perin suotavaa, että viesti tulisi / menisi perille.
Seuraavassa on kuvattu asiaa hiukan teknisemmin ja yleistä tasoa tarkemmin, mutta näitä työkseen tekevillä entisillä perteillä voi olla takataskussaan vielä tehokkaampiakin keinoja – jätetään ne heidän tietoonsa 🙂
Viestit palveluntarjoajan kautta
Verkkopalveluista (verkkosivut, -kaupat, -palvelukanavat jne.) lähtee email-viestejä erilaisista tilanteista. Viestit lähetetään pääsääntöisesti palveluntarjoajan käytössä olevan lähtevän sähköpostipalvelimen välityksellä (SMTP Server). Kun haluat lähettää viestin siten, että lähettäjä on yrityksen email-domainista, esim. heippa@yritys.fi, tulee @yritys.fi nimipalveluasetuksiin (DNS) asettaa tieto siitä, että tämä sähköpostipalvelin saa lähettää teidän nimissänne emaileja. Nuo asetukset saa palveluntarjoajalta.
Tässäpä esimerkkiä, minkälaista tyyppiä DNS-asetukset näihin liittyen voivat olla
s1._domainkey IN CNAME s1.domainkey.u1234.wl007.sendgrid.net.
s2._domainkey IN CNAME s2.domainkey.u1234.wl007.sendgrid.net.
sg IN CNAME u1234.wl007.sendgrid.net.
@ IN TXT ”v=spf1 a mx include:sendgrid.net ~all
Tai esim.
d1._domainkey. IN TXT ”v=DKIM1; k=rsa; p=MIIBIjANBgkq…”
@ IN TXT ”v=spf1 a mx ip4:123.123.123.123 ~all…”
_dmarc IN TXT ”v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc-raportit@yritys,fi; ruf=mailto:dmarc-virheet@yritys.fi; fo=1”
Sama koskee myös erilaisia SaaS-palveluita (ERP, CRM, markkinoinnin automaatiotyökalut, uutiskirjetyökalut jne.). Niistä edelliset tiedot saa yleensä asetusten kautta kaiveltua näkyville, jonka jälkeen ne voi toimittaa nimipalveluntarjoajallenne paikoilleen asetettavaksi DNS-asetuksiin.
Palveluntarjoajan lähtevän sähköpostin palvelimen käyttö on hyvä ja varmasti yleisin tapa. Sen etuna on helppous, mutta joitain haasteitakin voi joskus tulla eteen:
- Ovatko palvelimet luotettuja vai käyvätkö ne aika ajoin ns. blacklistillä. Sinne jouduttuaan viestit eivät tahdo mennä perille palvelimen kautta.
- Etenkin isommissa organisaatioissa viestin lähettäjän luotettavuudelle on asetettu korkeimmat mahdolliset kriteerit, ja aina ne eivät täyty.
- Kuinka monta viestiä ja kuinka nopeasti voit lähettää.
- Mikä on viestin maksimikoko.
- Salliiko yrityksen IT yleensäkään käyttää ulkopuolisia palvelimia email-domaininsa @yritys.fi sähköpostien lähetykseen.
Vaihtoehtona viestien lähetys oman sähköpostijärjestelmän kautta
Hyvin todennäköisesti yrityksen henkilöstön lähettämät viestit menevät hienosti perille vastaanottajille. Tämä tarkoittaa sitä, että yrityksen oman lähtevän postin palvelimen asetukset sekä nimipalvelut ovat kunnossa. Kun siis matti. tai maija.meikalainen@yritys.fi lähettää sähköpostin omasta sähköpostiohjelmastaan, viesti menee perille. Toki jos viestin sisältö on roskapostiksi luokiteltavaa, niin viesti voi tärähtää vastaanottajan roskapostiin.
Suomessa karhunosa yrityksistä ja organisaatioista käyttää Microsoftin 365-palvelua ja jonkin verran esim. Googlen vastaavaa palvelua. Kun käytetään Microsoftin 365-palvelua, voidaan sinne luoda sovellus, jolle annetaan oikeus lähettää sähköpostia esim. info@yritys.fi sähköpostilaatikon kautta. Tällöin ulkoinen järjestelmä, kuten verkkopalvelu tai SaaS-palvelu voidaan asettaa käyttämään tätä sovellusta viestien lähetykseen eli lähtevän postin palvelimena, ja näin viesti lähtee ikään kuin infokäyttäjä olisi sen itse henk.koht. lähettänyt. Näin viestin perille meno on entistä varmempaa.
Menetelmä vaatii hiukan töitä yrityksen 365-palvelun sekä siihen liitettävän järjestelmän ylläpitäjiltä, mutta vastineeksi
- viestien perille meno on yhtä varmaa tai epävarmaa kuin kenen tahansa yrityksestä lähettämän viestin perille meno,
- viestien kokorajoitukset, lähetysmäärät yms. ovat täysin yrityksen ja sen päätettävissä toki esim. 365-palvelun yleiset rajoitukset huomioiden.
Yhteenveto
Kokemuksemme mukaan järjestelmistä lähtevien sähköpostiviestien perille meno on pääosin hyvää. Suurimmat ongelmat tulevat siitä, kun nimipalveluasetuksiin ei ole kirjattu tarvittavia tietueita (DKIM, DMARC, SPF) tai viestin sisältö on vain yksinkertaisesti roskapostiksi luokiteltavaa. Kun käytetään omaa sähköpostijärjestelmää viestien lähetykseen, on enää sisällöstä kiinni, meneekö viestit perille vaiko eikö.
P.S. Voit testata kuinka laadukkaasti esim. verkkosivuiltasi tai muusta järjestelmästä lähtevän yhteydenottopyynnön viestit menevät perille esim. verkosta löytyvällä Mail Tester -työkalulla.
- Avaa https://www.mail-tester.com/ ja jätä sivu auki.
- Kopio palvelun antama email-osoite esim. verkkosivulomakkeen vastaanottajaksi.
- Täytä lomakkeen tiedot, lähetä ja odota hetki.
- Klikkaa https://www.mail-tester.com/ sivulla ”Tarkista pisteesi”.
- Saat analyysin, miten laadukas viestisi oli lähetyksen tekniikan sekä sisällön osalta.
