Funktio liiketoiminta-alustan avulla voidaan ratkaista haasteita, kuten:

1. Asiakastiedon hallinta

Yrityksen toiminnot keräävät valtavasti tietoa. On tärkeää, että tämä tieto on kaikkien saatavilla, virheetöntä ja ajantasaista. Tiedon pitäisi löytyä yhdestä paikasta, jotta henkilöstön ei tarvitse hyppiä eri järjestelmien välillä.

Toisinaan tietolähdettä täytyy täydentää uusilla tiedoilla, ja usein yhdenkin lisäkentän tekeminen järjestelmään on työn ja tuskan takana.

2. Tuotetiedon hallinta

Tuoterekisteriksi riittää usein tuotteen nimi, tuotenumero ja -ryhmä sekä lyhyt kuvaus ja hinta. Kun järjestelmä halutaan kytkeä verkkosivuille tai verkkokauppaan, ei edellä kuvatuista tiedoista saada läheskään riittävästi tietoa loppuasiakkaille.

Tuoterekisteriä voidaan laajentaa kuvilla, videoilla, ja taulukoilla. Tuotteeseen voidaan liittää myös esimerkiksi pdf-esite. Lisäksi tuotesivun hakukoneoptimointiin tarvitaan erilaisia meta-kenttiä ja URL-osoite. Nämä tiedot tallennetaan Tuoterekisteriin ja julkaistaan verkkopalveluun.

3. Myyntiprosessin hallinta

Myynti on lähes jokaisen yrityksen pääprosesseja. Se tulee hoitaa hyvin ja tehokkaasti, jotta yritys menestyy. Liidit kirjataan järjestelmään ja ne jalostetaan myyntiprojektissa tiedon lisääntyessä tarjoukseksi. Lähetetyn tarjouksen tiedot tallentuvat järjestelmään, josta myyntiä johtavat henkilöt näkevät esim. tarjouskannan ja olennaisia KPI-lukuja.

Lisäksi myyntiprojektiin liittyvät aktiviteetit, kuten tapaamiset, puhelut ja sähköpostiviestit kirjataan järjestelmään, jotta muutkin yrityksessä tietävät, mikä kyseisellä myyntiprojektilla tapahtuu, eikä tieto ole vain yksittäisen myyjän ”pöytälaatikossa”.

4. Tilausten hallinta

Asiakkaiden tilaukset kirjataan järjestelmään ja siihen liitetään tarpeelliset yhteystiedot. Tilaus voi käynnistää taustalla erilaisia prosesseja: työmääräys tuotantoa varten, tilausnäkymän aktivointi tai sähköpostin lähetys tiedoksi uudesta tilauksesta.

Tilauksista muodostetaan laskutusaineisto, joka siirretään varsinaiseen laskutus- ja kirjanpitojärjestelmään laskun toimitusta varten.

5. Sopimusten hallinta

Erilaiset sopimukset kannattaa kerätä yhteen paikkaan. Sopimukseen liitetään järjestelmään tallennetut sopimusosapuolet, sopimuksen tärkeät päivämäärät, kuten voimassa olo sekä mahdollisesti tuoterekisterin tuotteet.

Sopimuksen päättymispäivän lähentyessä järjestelmä ilmoittaa sopimusvastuuhenkilölle sopimuksen päättymisen olevan lähellä, ja henkilö voi alkaa neuvottelemaan uutta sopimusta asiakkaan kanssa. Sopimus voi vaikuttaa myös asiakkaan hinnoitteluperusteisiin.

6. Referenssien hallinta

Lukuisia referenssejä omaavan yrityksen kannattaa kirjata referenssit järjestelmään etenkin silloin, kun referenssiä pyydetään tarjouspyynnöissä.

Kaikki olennainen tieto tallennetaan järjestelmään, jolloin niiden hakeminen eri käyttötarkoituksia varten on tehokasta.

7. Projektien hallinta

Projektien avulla voidaan hallita henkilöjoukkoja ja heidän tehtäviään. Projektinhallinnan avulla toimitusprojektille luodaan vaiheet ja niiden aikataulut. Vaiheille liitetään sekä henkilöt että tehtäviä. Tehtävät voivat nousta henkilöiden työpöydälle, ja niistä saa muistutuksia.

Projektiin voidaan myös liittää laskuja ja lasku voidaan ajastaa laskutusvalmiiksi, kun esimerkiksi tietty projektin vaihe kuitataan valmiiksi.

8. Tapahtumien hallinta

Mikäli yritys tai organisaatio järjestää erilaisia tapahtumia, olivatpa ne sitten isompia seminaareja tai pienempiä koulutuksia tai kursseja, liittyy toimintaan hyvin paljon erilaisia liikkuvia osia. Tapahtuma tulee suunnitella ja budjetoida ja tehdä päätös millaisella osallistujamäärällä tapahtuma kannattaa järjestää. Tapahtuman tiedot tulee saada julkaistua verkkosivuilla ja kytkeä ilmoittautuminen ja sen maksu verkkokauppaan. Kun ilmoittautuminen saadaan verkkokaupasta järjestelmään, voidaan niitä hallinnoida yhdestä paikasta ja esim. lähettää ennakkomateriaalit ja muut muistutusviestit yhdenmukaisena järjestelmästä. Myös laskutusaineisto voidaan luoda järjestelmästä.

9. Asiakaspalvelun tehostaminen

Erilaisten asiakaspalvelupyyntöjen hallinta kannattaa keskittää yhteen järjestelmään. Kun palvelupyyntö saapuu, järjestelmä luo siitä automaattisesti tiketin, jota voidaan käsitellä järjestelmässä. Pyynnön tekijältä voidaan tiedustella lisätietoja ja kaikki viestintä tallentuu samaan paikkaan, eikä ole vain yhden työntekijän sähköpostissa piilossa.

Järjestelmä antaa tärkeää tietoa siitä, kuinka paljon yritykselle tulee palvelupyyntöjä ja missä ajassa ne ratkotaan. Sen avulla saadaan myös selville, jos tietyt asiakasryhmät kuormittavat asiakaspalvelua erityisen paljon. Kun kehitettävät kohteet tunnistetaan, asiakaspalvelua voidaan kehittää, ja asiakastyytyväisyys paranee.